Utanför den gamla byggnaden i centrala Stockholm från slutet av 1800-talet hänger Cancerfondens stora vita flagga. Utsidan är sig lik, men på insidan finns inget kvar av det tidigare kontoret. Lobbyn har fått en loungehörna, receptionen har tagits bort och kontorslandskapet har förändrats till aktivitetsbaserade arbetsplatser.
Vill påverka och minska ojämlikhet
Det nya kontoret gav Cancerfonden nya möjligheter, men också några nya utmaningar. Det var viktigt att fortsätta ge anställda och gäster ett bra första intryck när receptionistrollen försvann, och att hålla de nya platserna fräscha när så många kommer och går. Cancerfondens generalsekreterare Ulrika Årehed Kågström föreslog att de skulle ta hjälp av kontorsvärdar.
– När vi ändå gjorde om kontoret ville vi tänka nytt och utgå från samhällsnytta och vårt stora uppdrag att besegra cancer, säger hon. Att anlita ett företag som Samhall är en möjlighet för oss att göra skillnad och leva så som vi säger att vi ska göra.
Vi är supernöjda, servicen är över förväntan.
Ulrika Årehed Kågström
Att kontakta just Samhall rimmade bra med Cancerfondens uppdrag och vision, berättar Ulrika Årehed Kågström. Trots att de är en liten organisation vill de påverka för att minska ojämlikhet och klyftor.
– Cancer drabbar alla. När vi skulle ta hjälp utifrån ville vi bredda vårt perspektiv på vilka som är ansiktet utåt och inåt i organisationen.
Service över förväntan
Bara en månad efter att Ulrika Årehed Kågström hade föreslagit Samhall som ny samarbetspartner var deras kontorsvärdar på plats. I dag är två värdar där på heltid, men vid behov kan Samhall snabbt utöka med fler medarbetare. Värdarna är en viktig pusselbit i Cancerfondens vardag för att bland annat bidra med ett bra första intryck, hålla lokaler och kaffestationer fräscha, svara på inkomna mejl och ge praktisk hjälp vid stora möten och evenemang.
– Vi är supernöjda, servicen är över förväntan. Vi får snabb hjälp när vi ber om det, värdarna har en fin och öppen attityd och besökare känner sig välkomna, berättar Ulrika Årehed Kågström.
På frågan hur det skulle märkas om Samhalls kontorsvärdar försvann kommer svaret snabbt.
– Det skulle bli kaos! Förutom att de håller rent och fint i lobbyn har de även den där extra blicken och smidigheten som gör att de andra medarbetarna kan fokusera på sina uppgifter. Dessutom bidrar de med en bra blandning av människor här.
En del oro i början
Till en början kunde Ulrika Årehed Kågström ana en oro hos vissa medarbetare över förslaget att anställa kontorsvärdar från Samhall. Men pulsmätningar och spontana kommentarer från nöjda medarbetare visar att en arbetsro har spridit sig på kontoret.
– Så fort värdarna var på plats märkte vi att de är snabba och har en öppen och fin attityd, berättar Ulrika Årehed Kågström. Vi är en expertorganisation – det ska vara proffsigt och det ÄR proffsigt tack vare värdarna.
Utmaning
Cancerfondens nya kontor påverkade även organisationens arbetssätt. När den bemannade receptionen togs bort var det viktigt att fortsätta få anställda och gäster att känna sig välkomna. Någon behövde även ta över det administrativa ansvaret som bland annat innebär att svara på inkomna mejl och koordinera stora möten och evenemang. De behövde även hjälp att hålla sina nya lokaler fräscha, vilket är en utmaning när många kommer och går.
Lösning
Samhall har i dag två kontorsvärdar som arbetar heltid för att hjälpa Cancerfondens cirka 75 medarbetare. Värdarnas ansvar är bland annat att ge ett bra första intryck, hjälpa den som behöver något, svara på mejl, sortera post, fixa lunch vid stora möten och underhålla kaffestationerna. Sedan våren 2020 ansvarar Samhall även för städning av hela lokalen.
Effekt
Kontorsvärdarna har varit en viktig del i förändringen på Cancerfonden. De hjälper till med praktiska sysslor så att de anställda kan fokusera på sitt och få en arbetsro. Pulsmätningar visar att många anställda är väldigt nöjda med den snabba hjälp de får, att värdarna har en öppen och fin attityd och att de bidrar med kontinuitet, tydlighet och smidighet på hela kontoret. Besökare berättar att de känner sig välkomna, vilket gör att Cancerfonden kan fortsätta visa att de är en professionell organisation.
