Så får ni fler att svara på era medarbetarundersökningar

På de flesta arbetsplatser dimper medarbetarundersökningen ner i inkorgen en gång om året. Att läsa frågor och besvara dem kanske inte låter som en svår process. Men för personer som har någon form av funktionsnedsättning, permanent eller tillfällig, kan detta vara klurigt. Kantar är ett företag som specialiserar sig på att stärka varumärken för företag och organisationer genom att tillhandahålla insikter från olika typer av datastudier och marknadsundersökningar. De har även mångårig erfarenhet av att skapa både enkla och komplexa medarbetarundersökningar, däribland för Samhall.

Samarbetet med Samhall har inneburit flera insikter. Att göra en medarbetarundersökning begriplig är en självklarhet för att identifiera vad som fungerar bra och vad som fungerar dåligt på en arbetsplats. Vikten av att göra undersökningarna ännu mer tillgängliga för personer med funktionsnedsättning som exempelvis syn- eller hörselnedsättning eller kognitiva nedsättningar är betydande och där har Samhall spelat en viktig roll.

– Vi har alltid jobbat med att försöka ha enkla och tydliga frågeställningar och har en lång historia med att jobba så, säger Katarina Önell, client director på Kantar.

Erik Hedin, specialist inom digital tillgänglighet på Samhall, förklarar att majoriteten av Samhalls medarbetare genomför undersökningen digitalt via privata mobiler. Anledningen är att de flesta inte har en jobbdator eller -mobil.

– Under mitt första år på Samhall upptäckte jag brister i den webbenkät som skickas ut med sms. Bland annat var avsändaren otydlig och det utgör ett hinder för många att förstå vad det handlar om, säger Erik Hedin.

Under 2022 omarbetade Kantar Samhalls medarbetarundersökning. I det arbetet deltog också Begripsam, ett företag som bedriver forskning kring digital tillgänglighet, men som också erbjuder rådgivning. Tillsammans med deras expertpanel som består av personer med funktionsnedsättning gjordes en analys av undersökningen.

– De fick gå igenom skärmdumpar av innehållet, för både sms:et och enkäten och gav både oss och Kantar konstruktiv feedback. Med tanke på den lagstiftning inom digital tillgänglighet som börjar gälla 2025 för privat sektor, och den som redan gäller för offentlig sektor, betyder det att Kantar kan erbjuda en bättre produkt efter den här omgörningen, säger Erik Hedin.

Samarbetet resulterade i flera förbättringar förklarar Mia Österhof, senior project coordinator på Kantar.

– Framför allt kontraster och att uppdelningen av innehåll har gjort medarbetarundersökningen mer tillgänglig. Det är sådant vissa kanske inte tänker på innan de förstår varför det är så viktigt, säger hon.

I utvecklingsarbetet var mobilskärmar en viktig utgångspunkt enligt den prioriteringslista som skapades efter Begripsams analys.

– Vi gjorde det tydligare när man kryssade i ett svarsalternativ så att man faktiskt ser att man svarat. Eftersom det i första hand är på små mobilskärmar som många gör undersökningen är tydlighet jätteviktigt, säger Erik Hedin.

Varje fråga och svarsalternativ i formuläret kan med hjälp av korta filmer återges antingen i teckenspråk eller genom uppläsning.

– Tidigare erbjöd vi vanlig webbaserad uppläsning eller telefonstöd för medarbetare som ville få texten uppläst, men nu har vi tagit ett kliv tillsammans med Samhall och hittat en utvecklad lösning för såväl teckenspråk som ljud, säger Katarina Önell.

Katarina Önell berättar att mycket av det som gjordes under utvecklingsarbetet kommer användas i framtida projekt även med andra kunder. Bland annat lättlästa versioner av svåra texter.

– När vi tillfrågar personer i undersökningar måste det enligt lag finnas med en integritetspolicy. Den texten är ofta lång och i viss mån avancerad. Därför skapade vi en kortare och lättläst version som ett alternativ utöver den ordinarie integritetspolicyn. Den kommer vi i fortsättningen använda även för andra kunder, säger Katarina Önell.

Att utföra tester med målgruppen har varit en viktig del i arbetet. Erik Hedin hoppas att Samhall i framtiden ska kunna erbjuda testning av digitala tjänster via Samhalls medarbetare som testpanel. Det skulle vara ett sätt att hjälpa företag som vill bli bättre på digital tillgänglighet.

– Min förhoppning är att vi ska kunna testa med våra medarbetare. Vi har börjat med det, men i mindre skala, exempelvis när vi nu utformar en medarbetarportal. Företag som vill testa tillgängligheten och kvaliteten på sina digitala produkter skulle då kunna vända sig till Samhall.